Ultimii 10 ani au adus odată cu multiplele schimbări în tehnologie, și un val de software inovator, conceput special pentru a analiza, manipula și vizualiza cantități mari de date în timp real. Cu toate acestea, Microsoft Excel rămâne produsul cel mai accesibil și cel mai folosit de către persoanele care doresc să adauge valoare datelor pe care le dețin, astfel că 750 de milioane de persoane din întreaga lume îl folosesc în fiecare zi. Așadar, curs de excel începători și sfaturi utile – în cele ce urmează:
La ITAdviser învățăm și testăm Microsoft Excel de mai mult de un deceniu, iar un sondaj pe care l-am efectuat pe câteva sute de persoane sugerează că petrecem mai mult de 10% din timpul vieții noastre profesionale între foile de lucru Excel iar pentru cei care lucrează în cercetare și dezvoltare sau finanțe, procentul este uneori chiar mai mare de 30%, in medie 2,5 ore pe zi.
Imaginați-vă cum ar fi dacă această proporție substanțială a celor care utilizează aplicația la nivel mondial ar fi chiar mai mare. Foarte mult timp ar fi economisit si astfel productivitatea s-ar îmbunătăți.
Zilele acestea am avut cateva sesiuni de brainstorming cu trainerii nostri de Excel și am analizat zeci de mii de rezultate ale testelor și datelor de utilizare a cursurilor noastre, pentru a selecta cele mai importante functii Excel si a le include in continutul actualizat al cursurilor noastre Excel începători. Am constatat ca deși fiecare caracteristică Excel corespunde unui anumit scenariu de utilizare, nici o persoană nu folosește toate instrumentele din Excel. Astfel ca din cele mai mult de 500 de funcții Excel, am selectat 100 de funcții cu adevărat utile pentru majoritatea utilizatorilor – cu care vă puteți împrieteni în cadrul cursurilor noastre Excel – iar aici am selectat zece din această listă, care sunt deosebit de ușor de învățat (aproximativ 2 ore în total) și care pot face o diferență semnificativă in materie de productivitate. Aceste zece functii sunt prezentate mai jos în ordine descrescătoare a utilității din lista noastră de top 100.
Top 10 functii de excel începători
Paste special (10 minute pentru a v-o însuși)
Copiere și lipire (copy-paste) este una dintre cele mai simple și mai utilizate funcții în Excel. Dar adesea transportăm un format pe care nu îl dorim sau copiem o formulă peste, atunci când în schimb dorim doar o valoare.
Aceste mici frustrări pot costa timp pentru a le remedia, motiv pentru care Paste Special este atât de… special. Paste Special vă permite să alegeți elementele celulei copiate pe care le aduceți. După ce ați copiat celula (Ctr + C), atingeți Ctrl + Alt + V (sau mergeți la secțiunea Clipboard din panglica Acasă/Home sau Editați> Lipire special/Paste special) pentru a afișa Paste Special și faceți selecția. Alt + E + S + V este comanda rapidă pentru a lipi doar valorile – probabil cea mai frecventă utilizare a Paste Special.
Adăugați mai multe rânduri (2 minute pentru a v-o însuși)
De multe ori trebuie să adăugăm noi rânduri între rândurile existente. Comanda rapidă (Ctrl, shift, +) este destul de la îndemână, mai ales că puteți comuta + pentru a adăuga mai multe rânduri. Adesea, doar evidențierea numărului de rânduri pe care doriți să le adăugați (de exemplu 5), folosind clic dreapta + inserare, este mai rapidă atunci când adăugați în vrac, deoarece va adăuga numărul de rânduri evidențiate. Acest truc simplu economisește timp și este foarte util pentru cursanții de Excel începători care lucrează cu tabele mari sau liste de date.
Flash Fill (30 de minute pentru a v-o însuși)
Excel și-a dezvoltat o minte proprie în 2013 odata cu această caracteristică. Flash fill umple automat datele dvs. atunci când “simte” un model/pattern.
Să presupunem că aveți o listă de numere de produse în primele zece celule ale coloanei A, de ex. „ABC-00001” la „ABC-00010” și aveți nevoie de numere numai după „-”. Puteți elimina cu ușurință „ABC” folosind Flash Fill. Înainte de 2013, acest lucru a fost posibil dar s-a bazat pe o combinație de funcții (FIND, LEFT, &, etc). Acum, acest lucru este mult mai rapid și va impresiona utilizatorii.
Stabiliți modelul tastând „00001” în prima celulă goală. Dacă Flash Fill este activată (Opțiuni fișier, Avansat), începeți să tastați următorul număr de produs în celula de mai jos, iar Flash Fill va recunoaște modelul și va completa numărul de produse rămas pentru dvs. Doar apăsați tasta Enter pentru a accepta. Sau, începeți-l manual dând clic pe Data> Flash Fill sau Ctrl + E.
Flash Fill se comportă ca o magie și poate fi folosit în multe scenarii diferite. Reprezinta o economie fantastică de timp când trebuie să introduceți sau să schimbați o mulțime de date rapid și precis.
(În cadrul cursului Excel Începători veți exersa această funcție prin intermediul laboratoarelor practice inspirate din situații reale actuale.)
INDEX-MATCH si/sau XLOOKUP (45 de minute pentru a v-o însuși)
În afară de VLOOKUP (care caută valoarea într-o coloană și returnează o valoare corespunzătoare dintr-o altă coloană), INDEX și MATCH sunt instrumentele cele mai utilizate pe scară largă și cele mai puternice în Excel pentru efectuarea căutărilor. Utilizate separat, aceste funcții sunt de neprețuit, însă atunci când le combinați, adevărata lor putere este dezlănțuită. INDEX și MATCH utilizate în combinație vă ajută să extrageți datele de care aveți nevoie dintr-un set de date mari, eficient și precis. Stăpânirea acestor funcții nu numai că te va face să arăți ca un magician Excel in fața colegilor si a managerului tău, dar poate transforma o sarcină obositoare într-una banală, rapid și simplu. Iată cum funcționează aceste funcții:
VLOOKUP este o funcție excelentă, dar are limitele sale. Se pot căuta doar valori de la stânga la dreapta. Valoarea de căutare trebuie să fie în stânga în tabelul de căutare. INDEX și MATCH vă permite să căutați o valoare oriunde în tabelul de căutare, indiferent de poziția sa.
Să presupunem că aveți o foaie de calcul cu o listă de produse. Aveți coloane intitulate „Număr produs”, „Profit”, „Numele produsului” și „Venituri”. Pe o altă foaie de calcul, aveți o listă cu numele produsului și doriți să consultați cât de profit a generat fiecare produs. În acest scenariu, utilizăm numele produsului (valoarea noastră de căutare) pentru a căuta profitul. Numele produsului se află la dreapta profitului și astfel VLOOKUP nu ar funcționa. Acesta este scenariul perfect pentru INDEX și MATCH.
Sintaxa ar fi:
= INDEX (coloană Profit, MATCH (Lookup Value, coloana Nume Produs, 0))
Iată un mod bun de a vă aminti cum funcționează:
= INDEX (Coloana din care vreau o valoare de retur, MATCH (valoarea mea de căutare, Coloana în care vreau să caut, și „0”)) (Zero vă oferă o potrivire exactă, puteți face o potrivire cu mai puțin de (-1) sau mai mare decât (1).
La prima și chiar a doua vedere, INDEX și MATCH arată complex. Cu siguranță aveti nevoie de practica, dar merită efortul deoarece este mai flexibil și mai puternic decât un VLOOKUP. Este una dintre cele mai importante utilizări ale Excel.
XLOOKUP – O alternativă și mai ușoară la VLOOKUP 😊
Începand cu februarie 2020, Microsoft a adăugat XLOOKUP in suita Excel din Office 365. XLOOKUP oferă o alternativă superioară la VLOOKUP și alte funcții similare precum HLOOKUP și INDEX MATCH. Diferențele critice dintre XLOOKUP și alte funcții de căutare sunt urmatoarele:
• XLOOKUP implicit este o potrivire exactă, în timp ce VLOOKUP și HLOOKUP o potrivire aproximativă.
• Cu XLOOKUP,nu trebuie să specificați un număr de index al coloanei, așa cum faceți cu VLOOKUP sau un număr de index de rând, așa cum faceți cu HLOOKUP.
• Aranjarea coloanelor și a rândurilor nu contează cu XLOOKUP. Acest lucru se datorează faptului că funcția poate privi spre stânga sau spre dreapta atunci când o folosiți ca alternativă la VLOOKUP. De asemenea, acesta poate arăta mai sus sau mai jos atunci cand o folosiți ca alternativă la HLOOKUP.
• XLOOKUP vă permite să specificați ce se întâmplă dacă valoarea dvs. de căutare nu este găsită, fără a fi necesar să includeți o funcție IFERROR.
(În cadrul cursului Excel Avansat veți exersa această funcție prin intermediul laboratoarelor practice inspirate din situații reale uzuale.)
SUM (2 minute pentru a v-o însuși)
Aceasta este una dintre primele funcții pe care, probabil, ați învățat-o deja în Excel – cum să însumi un rând sau o coloană. Dar știați că puteți selecta celula de la sfârșitul unui rând sau al unei coloane și să apăsați Alt + pentru a face această funcție în câteva secunde?
CTRL Z / CTRL Y (1 minut pentru a v-o însuși)
Aceasta este cheia dvs.de ieșire din închisoarea Excel. Dacă nu utilizați Ctrl Z pentru a anula greșelile în Excel, atunci ar trebui. Ceea ce mulți nu știu este că există si combinația de taste Ctrl Y care face opusul-reface. Cele două funcționează foarte frumos în tandem și veți parcurge astfel iterațiile muncii dvs. până când o veți găsi pe cea potrivită.
Eliminați duplicatele / Remove Duplicates (10 minute pentru a v-o însuși)
Acest lucru este atât de simplu și rapid de utilizat. Remove Duplicates face exact ceea ce vă așteptați – elimină duplicatele din orice interval de date. Sfatul nostru este să eliminați valorile pe care doriți să le deduceți și să le așezați într-o altă foaie. Se găsește în fila Date/Data din secțiunea Instrumente/Tools din Panglică/Ribbon.
Dacă doriți doar să evidențiați duplicatele, puteți face acest lucru folosind formatarea condiționată. Comanda rapidă pentru a vă duce acolo este Alt H L. (Sau găsiți pe panglica Acasă/Home sub Stiluri/Style).
Freeze Panes (15 minute pentru a v-o însuși )
Ați derulat vreodată un tabel mare de date doar pentru a uita ce coloane sunt si pe unde? Freeze Panes este răspunsul acestei provocări. Puteți îngheța doar rândul de sus, prima coloană sau orice număr. Identificați coloanele și rândurile din zona pe care doriți să o înghețați. Apoi selectați celula imediat în dreapta acelor coloane și sub aceste rânduri. Accesați fila Vizualizare/View și înghețați panouri/Freeze Panes în secțiunea Fereastră/Window. Alt W F este comanda rapidă.
F4 (10 minute pentru a v-o însuși)
Există două moduri satisfăcătoare pentru a utiliza F4 în Excel. Primul este când creați o referință absolută: F4 vă trece prin diferite opțiuni. Al doilea este unul despre care puțini oameni știu, dar ar putea îmbunătăți serios productivitatea in Excel. F4 repetă ultima acțiune, acolo unde este disponibil. De exemplu, dacă tocmai ați aplicat un chenar unei celule, folosiți F4 pentru a-l aplica si altora.
CTRL + Săgeți (5 minute pentru a v-o însuși)
Dacă v-ați trezit că parcurgeți cu greu un lung set de date pentru a ajunge în partea de jos a acestuia, opriți-vă chiar acum și începeți să folosiți Ctrl + tastele săgeată! Această simplă comandă rapidă vă duce direct la sfârșitul datelor dintr-o coloană sau rând pe care le utilizați. Combinați-l cu Ctrl, Shift pentru a evidenția / selecta zone mari de date în câteva secunde.
Atenție: Dacă aveți spații goale în datele dvs., aceasta vă va duce doar la primul spatiu gol. Așadar, dacă doriți să ajungeți rapid în partea de jos, alegeți o coloană de date care nu are spatii goale/blanks.
Utilizați doar câteva dintre aceste zece funcții prezentate aici și veți constata o reformare a zilei dvs. de lucru. Dacă doriți să vă justificați deciziile de afaceri bazate pe date sau pur și simplu să ajungeți mai devreme acasă la familia dvs., stăpânirea funcțiilor Excel potrivite reprezintă o modalitate rapidă și ușoară de a vă maximiza productivitatea pentru cursanții de Excel începători.
Pentru a vă însuși și exersa temeinic noțiunile lucrului cu instrumentele Excel, vă invităm să participați în cadrul unuia dintre cursurile noastre: Excel Începatori, Excel Avansat, Excel Expert, Excel VBA.
Te invităm să faci alegerea potrivită pentru viitorul digital al organizației tale. La ITAdviser, oferim soluții personalizate de Cybersecurity și Outsourcing IT, gândite și create pentru a răspunde exact nevoilor tale.
De peste 20 de ani suntem alături de companii și instituții din multiple domenii, ajutându-le să-și protejeze datele, să-și optimizeze infrastructura și să transforme tehnologia într-un motor real de creștere. În plus, la rândul nostru, #ÎnvățămContinuu, pentru a fi mereu pregătiți să oferim soluții IT relevante.
Urmărește-ne pe LinkedIn, Facebook și Blog și descoperă cele mai noi perspective din IT. Suntem aici oricând alegi să faci pasul către o colaborare directă cu noi – iar dacă nu este încă momentul, important este să știi că ITAdviser rămâne un partener de încredere și în următorii 20 de ani, gata să fie alături de tine atunci când vei avea nevoie.
20 ani activitate | 300+ proiecte software | 24.000 cursanți | 90.000+ ore consultanță IT
